ダメな会議を変える

ダメな会議を正しい会議に変えるチェックポイントとは

ダメな会議を変える

どの職場にも、会議やミーティングがあります。会議の内容や運営の仕方次第で、生産性もモチベーションも大きく変わるものです。
「ダメな会議」を繰り返す事は、時間のロスになるばかりか、社員のやる気もくじく可能性があるのです。

私達は、年間100回以上の会議や打ち合わせに参加します。コンサルタントとして、実際の会議に参加し、意見を言ったり、指導が必要な場面があったりします。
とかくダメな会議には、大体お特徴があります。
では、「ダメな会議」と言われるものの代表格をご紹介します。

1.ダラダラ会議
  始める時もダラダラ、終わる時もダラダラ。話しがいつも脱線し、収集が
  つかない。発表側も要領を得ない内容で、質問側も抽象的な事ばかり。

2.一方通行会議
  話す人と聞く人に明確な一線がある。気付いたら独演会か愚痴の弁論
  大会か、他人の非難になっており、参加者が嫌気を感じる。
  双方向の論議がない。

3.単なる報告会議
  済んでしまった事の結果数値をダラダラと説明するだけだったり、要望だ
  けを一方的に説明し、これといった質問も返ってこない。意欲のない人は
  時計ばかり見て、「いつ終わるのか」と言う事ばかり気にする。

4.司会能力不在の会議
  司会者が決まっていない。決まっていても、議事進行の為のリードをしな
  い。最高責任者が司会を兼務すると意見が出にくい。

5.会議に遅刻する社員が何人もいる会議
  遅れる人がいると言う事は、「遅れても構わない」と本心では思っている
  から。また、遅れた事・遅れた人に対して注意したり、文句を言わないで
  いると他の人達まで平気で遅れるようになる。

6.発言しない社員が多い会議
  とにかく黙っている。いいのか悪いのかも言わないで、一体何を考えて
  いるのか見えない。だからと言って、ノートを取っている気配もなく、
  無気力さを感じる。また、公式には意見を言わないが、会議が終わった
  後、陰で批判する。

7.具体的な決定事項が生まれない会議
  精神論と総論、気合い論、大まかな傾向論ばかり。いつの間にかトップか
  ら社員まで、皆評論家になってしまっている。具体的な決定事項は仕事が
  増えるので、それを嫌がり抽象論で片付ける輩もたまにいる。

いかがでしょうか。
もし当てはまる会議をしているようなら、自ら提案して「正しい会議」に変える必要があります。何せ、ダメな会議は、参加するだけでマイナスになるのですから、早急に変える事です。
では、どのように変えるかです。チェックポイントを用意しました。

1.会議開始時のチェックポイント
  〇焚饉圓話か、その人は司会者として妥当か。
  ∋臆端圓鷲記具・資料等、会議参加者に相応しい物を用意しているか
    (会議参加に必要な資料が決まっているか)
  2餤弔虜能蕕縫吋献瓩あったか。(挨拶)
  ぅ灰瓮鵐函Ψ穎辰賄正な範囲か。(過度に長くないか)
  チ芦鵑侶萃蟷項の進捗状況のチェックを行ったか。
  今日の議題の確認を行ったか。

2.会議中のチェックポイント
  …衫稱鷙陲済んだら、それについて意見や検討・提案を司会者は推進
    しているか。(ただ報告だけで終わらせない)
  ∋焚饉圓狼賃蠍‘せ、その会議でのTOPが一方的に話し始めた時、
    どこかのタイミングで入り込み議事を進行しているか。
  1つの議題が紛糾したり、独演会になった時、TOPが「この議題だけで
    時間は取れないから次に進もう」と言った場合、その議題についての
    ケジメは付けているか。(ケジメを付けずに次の課題に進んだ場合、
    決定事項にならない)
  なかりにくい内容の検討の時、ホワイトボードや黒板を使い、司会者は
    分かるように提案しているか。(分かり難いまま言葉だけで議題を進め
    ていないか)
  ソ餤は、曖昧で不明な言葉や、決定とは言い難い事、何となく話しが進
    んだ時、「今のは議事録にどう記載したら良いですか」と、確認している
    か。
  γ蠑歸な決定になろうとしている時、「それは誰が、いつまでに、どう処
    理しますか?」と司会者は内容を確認しているか。
  У掴世、本題と関係ないところで時間を取られている時、「本題から
    はずれていますが、それを議題にしますか、それとも本題に戻します
    か」と、司会者は軌道修正しているか。
  ┣燭箸覆話し合った・何も決まらない・議題が進まない、そんな事がない
    ように、司会者はチェックしているか。
  特定の人しか発言していない場合、司会者は非発言者を指名し、意見
    を聞き出しているか。
  議題と関係ないヒソヒソ話しを見つけた時、「何かありますか?」と、ヒソ
    ヒソ話者に確認して、意見を求めているか。
    (単なるヒソヒソ話しは注意しているか)

3.会議終了時のチェックポイント
  〆Fの決定事項の復唱を、司会者は議事録を見ながら行っているか。
  ∋焚饉圓蓮⊆_鵑硫餤塚縦蠅函⊆_鵑泙任暴病蠅砲覆辰浸、次回に
    検討する議題を確認しているか。
  終わりのケジメを付けているか。(挨拶)

いかがでしょうか。「正しい会議」を進める為、是非活用してみてください。
何か変化が生まれるかもしれません。

ビジネスコラム提供者情報

  • コンサルタント:経営
  • 株式会社 RE−経営
  • 熊本県熊本市中央区平成3丁目9番20号2F

◆代表者のプロフィール 1962年大分県生まれ。熊本商科大学(現熊本学園大学)経済学部卒業。 大手経営コンサルタント会社へ入社。15年後、取締役部長を最後に独立、同時に経営再構築・中期経営戦略を専門に行う、(有)RE−経営を設立 …

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