会議で意見を積極的に出させるコツ

参加者の前向きな意見を出させるのは会議主催者の力量

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◆ 会議で意見を積極的に出させるコツ ◆

私達は、仕事柄多くの会議に出席します。
役員会議・幹部会議・営業会議・全体会議・部門別会議等々、その目的と経営コンサルティングに応じて参加します。
ある意味、私達が参加する会議は、コンサルタントが参加していると言う事で、非日常かもしれませんが、通常会議を主催している経営者や役員、管理者から、「会議」について、よくこんな声を聞きます。
『なかなか皆、意見を言ってくれない。』
『積極的な発言がない。』
『発言したかと思うと、後ろ向きな消極的な発言ばかり。』 等々

どういうシチュエーションであれ、参加者の前向きな意見を出させるのは、その会議主催者の力量です。もし、意見が出ないのなら、それはほとんど「意見を出させてない」と思う方が懸命です。
そこで、会議主催者である経営者や管理職に意識して欲しい『会議運営のコツ』があるのですが、「頭では分かっていても、なかなか実践できない」方も多いようです。

先ず第一に上げるのは、『意見を言っている最中に、ああだこうだと上の人が見解を述べない。』と言う事です。
せっかく、社員が勇気を振り絞って、何かを言おうとしているのに、上司が話しを遮ったり、自分の見解を押し付けるような事があれば、それだけで『もう言いたくない』と言う雰囲気になります。
会議主催者には、我慢強く「聞き込む」事が大切です。

第二に上げるのは、『上手な質問をしていないから、意見が出ない。』と言う事です。
どんな社員でも、何がしかの意見を持っています。
意見は、質問に対して答えられるものなので、その質問が抽象的だったり、攻撃的だったり、強制的だったりすれば、意見を封じ込めてしまう事になります。
多くは、会議主催者以外で意見を交戦させる事が出来ず、会議主催者と誰かと言う直線的な意見の聞き方が多いようです。
会議主催者は、決定事項に至るまではあくまでも調整役であり、誰かの意見と誰かの意見の整理・方向性の見出し方に注力すべきです。
上の人が直ぐ自分の意見を言うものだから、意見が出ないのです。

第三に、『短い時間で意見を聞いても通り一遍の返答で、議論や結論まではいかない』と言う事です。
報告会なら報告会で割り切って、短時間で済ませ、議論するならそれなりの準備と時間を割く必要があります。いつも似たような報告と中途半端な議論で、会議の時間ばかり浪費するのは、まことに『モッタイナイ』のです。

第四に、『会議主催者の価値観に合わない意見こそ、十分議論する』事です。価値観が合わない意見には、それなりに理由があります。いわゆる反対意見です。
会議でおおっぴらに反論されると、「顔色を変えて怒り出す」・「攻撃的な話し方になる」・「自分の見解の説明を押し付ける」等の態度を取る会議主催者の方がいますが、これでは誰も意見を言わなくなるのは当たり前です。
でも、自分ではそれに気付いていないようです。

中小企業での経営会議では、会議主催者が経営者である事が圧倒的です。経営者も管理者には、「社員の意見を聞くように」といいますが、経営会議や幹部会議での経営者の姿勢は、意外に上記の4点を地で行っている人が結構多いようです。

実は、私達にコンサルティング依頼する中小企業には、「自分達で会議をすると会議にならない。先生が入ってくれれば会議らしくなるから」と言う理由から始まる処もあります。
実際に、『会議中の親子喧嘩・兄弟対立・夫婦喧嘩』等、同族でない幹部・社員にすれば、「また始まったよ、内輪の口論が」と、冷めてみている人も多いはずです。また、他の同族幹部にしても、その口論の渦中に割って入るのは、結構難しいのもなのです。
ですから、そんな時はまったくの他人が、会議をコントロールするのです。
例えば、『社長・専務、その件はまた違う機会に検討しましょう。それでは○○の件は、このまま進めても宜しいですか?』と、あくまでも淡々と議事進行するのです。

いずれにしても、会議で意見を言わないのは、『言わせない会議主催者に原因がある』と言う事を認識する事です。
そうでないと、いつまで経っても意見は出ないし、意見が出ない会社は、社員の定着率も悪くなりがちなのですから。

ビジネスコラム提供者情報

  • コンサルタント:経営
  • 株式会社 RE−経営
  • 熊本県熊本市中央区平成3丁目9番20号2F

◆代表者のプロフィール 1962年大分県生まれ。熊本商科大学(現熊本学園大学)経済学部卒業。 大手経営コンサルタント会社へ入社。15年後、取締役部長を最後に独立、同時に経営再構築・中期経営戦略を専門に行う、(有)RE−経営を設立 …

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