これが知りたい!人事・労務Q&A (特別編 組織コミュニケーション)

特別編 組織コミュニケーション

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社内コミュニケーションの現状と改善へのヒント

 

 

企業活動の中では、売上目標や経費削減目標など、設定される様々な目標がありますが、これを達成するための考え方とは何でしょうか。一つの回答として、経営資源「ヒト、モノ、カネ、(情報)」について常に現状分析及び改善活動を繰り返すことが挙げられます。今回は表題にしたがって、ヒト(社員)に着目し、特に社内におけるコミュニケーションの円滑化について述べてまいります。

 

 

 

◇社内コミュニケーションとは

 

企業内で行われるコミュニケーションのことを言います。社内コミュニケーションの促進は、社員同士の親睦を深めることにとどまらず、情報の共有や意思疎通の潤滑化、業務の効率化、そして業務の正確な遂行につながります。

 

十分な情報のやりとりが行われていない企業では、同じ失敗が繰り返されたり、無駄な会議が多くなったり、あるいは社員のメンタルヘルスに支障をきたすなど様々な問題が表れます。

 

 

 

◇社内コミュニケーションの動向

 

◎相手は誰か

 

社内コミュニケーションを題材にした意識調査は様々な企業が実施しています。調査元により多少のばらつきがありますが、社内コミュニケーションの状況に対し、『十分』もしくは『だいたい取れている』との回答が合わせて半数以上を占めるものが多く見受けられます。しかし、反対に『取れていない』との回答もゼロではないことから、社内では意見が二分されていると捉えた方が良いでしょう。また、コミュニケーション不­の相手は、『部署間』次いで『経営層』の順に多くなっています。これは、企業の多くが部署・部門制を導入しているゆえの結果です。

 

社内コミュニケーションの課題は、普段一緒に働く部署「以外」の人とコミュニケーションです。さらに、同部署内の上司・部下とのコミュニケーション不­も、

 

もう一つの課題です。日常的に接することが格段に多いこの関係性が、問題点の本質となります。

 

◎コミュニケーションは取れているか

 

社内における情報共有については、実に8割以上が『共有できていない』と指摘しています。会社として、電子メールや伝言掲示板を導入するなどの策を講じていたとしても、社員1人1人が確かにその情報を共有しているという実感には至っていないことが分かります。

 

情報共有ができていない内容については、『業務知識やノウハウ』が74.2%と最も多く、次いで『営業情報、顧客情報』が43.4%となっており、「現場」で有効活用できる知識やノウハウの共有が求められています。加えて、『経営層のビジョンや事業の方向性』が43.1%で続いています。業務の遂行に行き詰まった場合、また社員育成など多くの場面において作用する「企業理念」の共有ができていないのは、問題をより深刻化させていくことが懸念され、危険な状態だと言えます。

 

 

 

◇社内コミュニケーション改善のためのヒント

 

企業風土は多種多様であり、効果的な改善策は1つとも限らず、また絶対的な回答はありません。ここでは以下に6つのキーワードを示します。既に理解している、あるいは試みている場合でも、より貴社に相応しい方法を模索し、随時改善することをお勧めします。

 

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・情報に対して進行の程度、内容や目的を「把握すべき人」が正確に把握しているか。

 

・担当者の振り分け、分担は明確であるか。

 

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・社内コミュニケーションの向上が会社経営上、非常に重要であることを理解する。

 

・コミュニケーションストレスの原因を知る。

 

・社内の階層(地位・役職)ごとに役割は異なり、相応しいコミュニケーションが存在する。

 

 教育

 

・コミュニケーション能力を高めるための教育を行う。

 

・社員には挨拶を徹底し、社内の報・連・相のルール、情報伝達や情報共有のルールを正確に伝える。

 

・対話の基本は、要点をまとめて人に伝える能力と、人の話を正確に聞き取って要点をまとめ、さらに掘り下げるために質問する能力である。

 

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・情報の内容と種類を選別し、“誰に・何を・どの程度まで”伝えるか、理解すべきかを明確にする。

 

・全ての事柄において、全社的な情報共有が必要なわけではない。

 

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・会議の開催、コミュニケーションツールの活用、オフィス空間の見直し。

 

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・各階層において双方向からのコミュニケーションを認めること。

 

・前例にとらわれず、積極的な意見や提案が交わされることが望ましい。

 

・些細な話題であっても気兼ねなく話せる環境作り。

 

 

 

参考:NTTレゾナント、三菱総合研究所「企業内コミュニケーションの実態」に関する調査 2006年10月

 

 

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